産休·育休に入る前にしておくべきこと

産休·育休に入る前にしておくべきこと仕事

産休·育休に入る前にしておくべきことって何がある

スムーズな育休に欠かせない「引き継ぎ」

育休とセットで必要となる作業が「引き継ぎ」です。

 

妊娠期間中は、つわりがひどくて思うように出社できない、急きょ入院することになるといった緊急事態もありえますので、出来るだけ早い目に引き継ぎましょう。

 

次のようなステップを踏むと、引き継ぎをスムーズに進めることができます

  • 担当業務を洗い出す
  • 引き継ぎをお願いする人を決める
  • 担当業務のマニュアル·メモを作成する

を引き継ぐ人に渡して一度担当してもらいながらチェックするといいでしょう。

担当業務の洗い出し

担当業務の洗い出しは、必ず行なわなければならないステップです。

 

上司が一番気にするのは、産休・育休に入ったあとに「業務がきちんと回るのか」ということではないでしょうか。

 

上司は部下の主な担当業務はわかっていても、細かいスケジュールや内容までは完璧に把握できないので、担当業務をExcelなどでカテゴリーどとに一覧表にまとめておくことがいいでしょう。

 

それぞれの業務の「スケジュール」「工数(作業時間)」「関係者」などを一覧表にすることで、現在のメンバーで引き継ぎできるか、他部署や外部から新しい人材が必要か、業務の内容別に複数人に依頼するのかなど、引き継ぎの詳細を決めることができます。

引き継ぎをお願いする人を決める

チームメンバーの抱えている業務量やスケジュールを確認しながら、引き継いでもらう人を上司と相談して決めます。

 

後任の人に、「仕事を引き継いでいただきありがとうございます。」ときちんと感謝の気持ちを伝えるととも大切です。

 

不安な点をあらかじめりサーチして、マニュアルの作成などでフォローできる体制を整えていきましょう。

担当業務のマニュアル メモを作成する

後任が決まったら、いよいよ具体的な業務内容の引き継ぎです。

 

引き継ぎは単に口頭で説明して終わりにするのではなく、紙やデータなどの目に見える形に残して再現性あるものにすることが大切です。

 

自分が初めてその業務をやるととを想像して、担当業務ごとにマニュアルやメモを丁寧にまとめていきましょう。

 

パソコン の操作が必要な場合は、キャプチャ画像を入れて説明したり、関係者の連絡先やメールのテンプレートを残しておくといいでしょう。

 

引き継いでくれる人の負担をなるべく軽くできるよう、工夫することが大切です。

業務を引き継いでくれる人に渡して一度担当してもらい、チェックする

マニュアルの作成が終わったら、後任の人に一度業務を担当してもらいましょう。

 

産休·育休前にやっておきたいことリスト

  • 引き継ぎマニュアルの作成
  • おせ話になった上司、先輩、同僚、後輩の挨拶
  • 出産育児一時金、出產手当金、育児休業給付金の手続き方法をチェック&申請
  • 產院で出産育児-時金の直接支払制度があるかチェック
  • 産院~持っていくものの準備
  • ベビー用品の準備
  • 生まれてくる子供に兄弟姉妹がいる場合は、ママの入院中に誰にみてもらうか相談

 

実際にその業務をやってみて、マニュアルにわからない部分があったら、その都度に質問を受けるようにし、後任の担当者が一人で迷わず業務を進められるように、マニュアルに気づいたことやわかりにくい部分の補足を書き込んでもらいます。

 

その業務に慣れているあなたでは気づかなかった部分を、後任の担当者とのやりとりを通してフォロー出来れば本当に使える生きたマニュアルになるでしょう。

 

おすすめはExcelなどでまとめてしまう方法です。

 

Sheetの1枚目に担当業務の概要(業務内容·期日·提出先·担当者など)をまとめて、各業務に関連するメールのテンプレートや書類をSheetごとに分けてまとめておけば、引き継いでくれる人が沢山の書類をチェックする必要がなくなりますので引き継いでくれる人の為にちゃんとしましょう。

 

取引先との橋渡しも忘れずに

営業職など取引先と関わる仕事を引き継ぐ場合は、産休に入る前にきちんと後任の担当者を紹介するととも大切です。

 

メールで産休・育休に入るととを報告するとともに、アポイントを取って、後任の担当者と一緒に挨拶にいくのがベストです。

 

遠方で直接挨拶にいくことが難しい場合でも、電話やメールできちんと紹介して、先方の取引先の担当者さんとの信頼関係を失わないようにしましょう。

 

休みに入る1か月くら い前に紹介を済ませておき、メールのCCなどで進捗状況を共有しておけば安心です。

産休·育休に入ったあとも、双方がスムーズに仕事を進められるよう、丁寧なフォローを心がけてください。

後任の担当者がきちんとその業務を行なえば、あなたが復帰した時に、スムーズに仕事に戻るととができますので心置きなく安心して産休を迎えるためにも、周りの人が気持ちよく協力できる環境を整えましょう。

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